Kassensysteme

Volle Kontrolle für Unternehmer:innen

Ein modernes Kassensystem ist mehr als eine moderne Lösung für das Kassieren. Optimal auf das Geschäft und die Branche zugeschnitten, erleichtert es durch die Funktionsvielfalt den gesamten Geschäftsalltag. Wir zeigen auf, worauf bei der Auswahl des Kassensystems ankommt und wie es sich für Kartenzahlung einsetzen lässt.

Was sind Kassensysteme?

Kassensysteme werden wie klassische Registrierkassen für das Kassieren genutzt. Die Funktionen gehen allerdings weit über das Bargeldmanagement und bargeldlose Zahlungsvorgänge hinaus. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Geschäftsalltag, denn diese Kassenlösungen speichern und verwalten Daten. Sie sind intelligente Systeme, die die Arbeit erleichtern und Zeit einsparen.

Unterschieden wird bei den Systemen zwischen Kassenhardware und Kassensoftware. Bei der Hardware fällt die Ausstattung je nach Anbieter und Anforderung unterschiedlich aus: Vom robusten Terminal mit großem Display, das an eine herkömmliche Registrierkasse erinnert, bis zur schlanken iPad-Kasse.

Zu klassischen Hardware-Komponenten zählen ein Terminal, ein Bargeldfach, ein Bondrucker, ein Kartenlesegerät und ein Barcode-Scanner. Es gibt auch All-in-One-Lösungen, die mit weniger auskommen und per Touchscreen bedient werden.

Dazu gehört eine entsprechende Software, die über etliche Funktionen verfügt. Bestehende Kassensysteme können mit einer neuen Software ein Upgrade erhalten – falls keine neue Hardware erforderlich ist.

Es gibt cloudbasierte Kassensysteme, in der die Daten jederzeit und überall durch ein digitales Rechnungsjournal abrufbar sind. Mithilfe einer Kassensoftware lassen sich sogar ein iPad oder Android-Tablet zur Touch Kasse umrüsten. Dazu benötigen Sie eine entsprechende Kassen-App, WLAN und Bluetooth.

Welche Funktionen haben Kassensysteme?

Moderne Kassensysteme verfügen über verschiedene Einstellungen, die Betriebsabläufe im Einzelhandel, Gastronomie oder anderen Branchen optimieren. Definieren Sie am besten Ihre Anforderungen vor dem Kauf einer Kasse und prüfen Sie die Angebote der Dienstleister. Die Funktionen mit häufiger Nachfrage sind:

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Kundenverwaltung

Loyale Kundschaft kommt wieder, sorgt für regelmäßigen Umsatz und empfiehlt Ihr Geschäft weiter. Die Kundenverwaltung eines Kassensystems erfasst Kaufhistorie und individuelle Vorlieben. Die Daten können Sie für Ihre Beratung und Marketingaktionen nutzen.

Icon Warenwirtschaft

Warenwirtschaft

Kassensysteme mit angeschlossener Warenwirtschaft prüfen den Lagerbestand, helfen bei der Inventur und erfassen den Wareneingang. Das Bestellmodul verwaltet und löst neue Bestellungen aus. Besonders nützlich ist die Auswertung des Absatzes von einzelnen Produkten oder ganzen Warengruppen. Dank umfangreicher Datenerfassung sind Analysen für Ihre strategischen Geschäftsentscheidungen möglich.

Icon Marketing

Marketing

Neben Umsatzauswertungen können Sie mit einem Kassensystem Gutscheine oder Treuekarten erstellen. Diese lassen sich digital versenden, damit sie Ihre Kund:innen beim nächsten Kauf einlösen können. Auch andere Preisaktionen können hinsichtlich ihres Erfolges über die Kassendaten bewertet werden.

Icon Kalender

Kalender und Terminvereinbarungssystem

Je nach Branche ist eine Kalenderfunktion sinnvoll. So lassen sich Tischreservierungen oder Terminvereinbarungen erfassen. Dienstpläne lassen sich anlegen, Zeitpläne für das Bestellmodul erstellen oder Geschäftsvorfälle archivieren.

Icon Buchhaltung

Buchhaltung

Eine Kassensoftware vereinfacht buchhalterische Abläufe wie durch ein digitales Rechnungsjournal und spart Zeit ein. Per Schnittstelle werden Daten an Steuerberater:innen oder andere Dienstleister übermittelt. Die Zahlen werden in elektronischer Form aufgezeichnet, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.

Welches Kassensystem ist das Richtige für mich?

Gegenüber einer einfachen Registrierkasse sind Systemkassen wahre Allround-Talente mit praktischen Zusatzfunktionen. Viele Anbieter von Kassensystemen haben eine eigene Hardware im Sortiment. Sie können so ein komplettes Kassensystem mit allen Hardware-Komponenten und den dazugehörigen Software-Komponenten aus einer Hand kaufen.

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, bestehende Geräte weiter zu nutzen und nur die Software oder Teilkomponenten über einen Dienstleister zu beziehen. Ein Beispiel für eine Teilkomponente ist ein Kartenterminal.

Es kann zudem zwischen einem stationären oder mobil einsetzbaren Kassensystem gewählt werden. Mobile Kassensysteme bieten den Vorteil, dass z.B. auch flexibel unterwegs Belege gedruckt werden können. Diese Möglichkeit ist aber nicht für jede Branche interessant oder notwendig. Stationär und mobil lassen sich bei Bedarf auch kombinieren – so kann die stationäre Kasse zum einen als Server für die mobilen Kassen zur Verfügung stehen und zum anderen lassen sich dort komplexere Vorgänge abwickeln.

Weiterhin kann die Wahl auf eine sogenannte Touch Kasse fallen. Diese gibt es sowohl als stationäre als auch mobile Variante. Zu den Touch Kassen zählt unter anderem die iPad-Kasse. Sie kam zu ihrem Namen, da sie mit jedem beliebigen Apple-Tablet funktioniert. Ein großer Vorteil dieser Art von Kassensystem liegt in der intuitiven und einfachen Bedienbarkeit sowie in ihrer platzsparenden Form. Weitere Informationen finden Sie hier.

Gehen Sie Schritt für Schritt vor:

1. Ermitteln Sie zunächst Ihre Anforderungen

2. Testen Sie mindestens eine Kassenlösung

3. Wählen Sie das passende Kassensystem aus

4. Planen Sie eine aktive Einführungsphase ein

Entscheidend ist, für welche Branche Sie eine Kasse kaufen wollen. Ein Beispiel? Gastronomen wollen eine Tischreservierung planen, Friseure die Terminvereinbarung der Kund:innen erfassen. Beide benötigen ein Warenwirtschaftssystem. Ermitteln Sie Ihre Anforderungen, bevor Sie sich für ein Kassensystem entscheiden. Hilfreich ist es, sich mit Ihren Mitarbeitenden gemeinsam zu beraten. Je nach Einsatzort werden unterschiedliche Funktionen für Kasse und Kassenterminal benötigt. Elektronische Kassen gibt es als Komplett-System für alle Bereiche. Beliebt sind auch branchenspezifische Systeme. Hier sind die Funktionen auf den jeweiligen Bedarf zugeschnitten.

Im Internet finden Sie zahlreiche Produktdemos. Viele Dienstleister bieten kostenlose Tests vor dem Kauf an. In der Probezeit lassen sich alle Anwendungen unverbindlich prüfen. Einige Anbieter setzen bewusst auf flexible Lösungen ohne Langzeitverträge.

Welches Kassensystem eignet sich für welche Branche?

Unterschiedliche Branchen haben auch unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse hinsichtlich eines Kassensystems und der dazugehörigen Hard- und Software. Verschaffen Sie sich einen Überblick, welches Kassensystem für Sie das Passende ist und welche branchentypischen Besonderheiten es zu berücksichtigen gibt:

Was kostet ein Kassensystem?

In der Regel teilen sich die Kosten zwischen Kassenhardware und Kassensoftware auf. Meistens wird die Hardware (Kassenterminal, Lade, Bondrucker) einmalig gekauft und die Software (das Programm, das die Kassenfunktionen erhält) monatlich bezahlt. Die Entscheidung Kauf oder Miete liegt aber bei Ihnen als Händler:in. Ein Kartenlesegerät ist im Umfang eines Kassensystems in der Regel nicht enthalten und muss separat erworben werden.

Es gibt Kassenanbieter, die das Komplettpaket mit Warenwirtschaft zum monatlichen Leasing anbieten. Und jene, die nur eine Software anbieten, die Sie auf Ihren eigenen Geräten nutzen – beispielsweise auf einem Tablet oder Laptop.

Grundsätzlich gilt: Je mehr Funktionen, umso höher steigt der Kassensystem Preis. Vergessen Sie nicht die Kosten für die Internetverbindung und die Papierrollen für den Belegdrucker. Teuer wird es mitunter, wenn das Internet nicht stabil läuft und das Kassensystem häufiger ausfällt. Für einen solchen Fall sollten Sie eine offline-fähige Lösung in Betracht ziehen. Achten Sie auf unregelmäßig anfallende Kosten, zum Beispiel für Systemupdates.

Software Kosten

Wie hoch der Preis für die Software ausfällt, hängt ganz davon ab, welche Funktionen abgedeckt sein sollen und wie viele Kassen und Nutzer:innen in der Software-Lizenz enthalten sind. So kann der Preis für eine solche Lizenz in einer Spanne von 0 bis 100 Euro monatlich oder pro Gerät liegen. Es gibt Anbieter, die ihre Software in der Basisvariante kostenlos zur Verfügung stellen. Im Gegenzug zur kostenlosen Nutzung wird beispielsweise Werbung auf den Belegen platziert oder auf Umsatzstatistiken verzichtet. Hier sollten Sie abwägen, ob die darin enthaltenen Funktionen für Sie ausreichend sind oder mehr Features benötigt werden.

Kassenhardware Kosten im Überblick

In der Regel liegen die Kosten für die Hardware eines Kassensystems zwischen 350 und 1.000 Euro. Wie sie sich zusammensetzen, sehen Sie in der folgenden Übersicht:

Bon-Drucker50 bis 200 Euro
Barcode-Scanner50 bis 300 Euro
Kassenlade40 bis 150 Euro
Küchendrucker (für Restaurants)70 bis 250 Euro

Wie funktioniert Kartenzahlung mit einem Kassensystem?

Kartenterminals für bargeldloses Zahlen sind bei fast allen Kassensystemen nicht enthalten. Sie schließen dazu einen eigenen Vertrag mit einem Payment-Dienstleister ab. Per Schnittstelle wird das Kartenlesegerät mit dem System verbunden.

Mit der kompletten Kassenlösung aus Kasse und Terminal können Händler:innen Kartenzahlung annehmen. Die Girocard ist das beliebteste elektronische Zahlungsmittel in Deutschland. Ein Muss für alle, die bargeldloses Zahlen anbieten wollen.

Auch Kreditkarten können Sie mit dem Kassensystem annehmen – das sollten Sie sogar. Welche Vorteile das hat, erklären wir Ihnen in unserem Ratgeber zum Thema Kreditkartenzahlung.

Die Kartenterminals der Bezahlexperten sind alle mit modernen Kassensystemen kompatibel. Als Experten auf dem Gebiet der Kartenzahlung beraten wir Sie bei der Auswahl eines Kartenterminals für Ihr Kassensystem.

Das beliebte stationäre Gerät Verifone V200c erhalten Sie schon ab 6,99 Euro Miete und 5,99 Euro Servicegebühr monatlich. Es bietet neben einer einfachen Bedienung mit einem Farbdisplay die Möglichkeit, kontaktlos zu bezahlen.

Zudem bieten wir alle Terminals ohne Langzeitverträge an. Auf Wunsch erhalten Sie das Kartenlesegerät ohne Laufzeit. Mehr zu den Kosten von Kartenzahlung erfahren Sie in unserem Ratgeber Kartenzahlung: Gebühren für Händler.

Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es für Kassensysteme?

Seit dem 30. September 2020 müssen elektronische Kassen in Deutschland mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die TSE sorgt für eine unveränderbare Aufzeichnung aller Kassenvorgänge. So wird eine nachträgliche Bearbeitung von Kassendaten und Kassenbuch unterbunden.

Die Daten werden in einem digitalen Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt zu exportieren ist. Damit einhergehend gilt auch die Pflicht zur Ausstellung eines Kassenbelegs. Das heißt, dass bei jedem Vorgang ein Bon ausgedruckt werden muss.

Eine TSE besteht aus drei Komponenten:

1. Dem Sicherheitsmodul, das Einzelvorgänge erfasst, protokolliert und Manipulation nachweist.

2. Dem Speichermedium, das alle Vorgänge so lange wie vom Gesetzgeber gefordert, aufzeichnet.

3. Einer einheitlichen Schnittstelle, aus der Daten-Journale jederzeit direkt an das Finanzamt via Export übertragbar oder einsehbar sind.

Was sind die gesetzlichen Grundlagen für die TSE?

Die Vorgaben für die TSE ergeben sich aus dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (KassenG), den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen elektronischen Buchführung (GoBD), der Abgabenordnung (AO) und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

Eine Übergangsfrist zur Einführung wurde von vielen Bundesländern bis 31. März 2021 gewährt. Aktuell sind Übergangsfristen nur persönlich als Härtefallantrag beim Finanzamt anzufragen. Alte Kassensysteme, nicht mit einer TSE aufrüstbar sind, dürfen nur noch bis zum 31.12.2022 betrieben werden.

Eine Befreiung von der TSE-Pflicht können nur Geschäfte mit einer offenen Ladenkasse stellen. Es erfolgt eine Einzelfallprüfung durch das zuständige Finanzamt. Anbieter und Dienstleister moderner Kassensysteme haben sich längst den gesetzlichen Vorgaben angepasst. Fragen Sie im Zweifelsfall nach.

Häufige Fragen

Ermitteln Sie zunächst Ihren Bedarf. Schauen Sie sich Anbieter an und vergleichen Sie diese. Testen Sie Kassensysteme und Kassenterminal mit allen Einstellungen, um festzustellen, ob es für Ihre Anforderungen passt. Schließen die den Kauf ab und planen Sie eine Einführungszeit ein, um das System in alle Arbeitsabläufe zu integrieren.

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