Ratgeber: Kassensysteme

Kassensysteme Einzelhandel

Überlassen Sie Ihren Erfolg nicht dem Zufall und entscheiden Sie sich für ein Kassensystem, dass Ihren Anforderungen als Händler gerecht wird. Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen für den Einzelhandel – für einen reibungslosen und effizienten Geschäftsalltag.

Das perfekte Kassensystem für Einzelhändler

Egal, ob Sie ein Elektrofachgeschäft, einen Kiosk, eine Modeboutique oder eine Bäckerei führen – als Einzelhändler profitieren Sie von einem Kassensystem, das für Ihre Bedürfnisse konzipiert wurde. Neben vielen generalistischen Kassensystemen, gibt es Anbieter von Kassensystemen, die ihr Produkt mit Funktionen ausgestattet haben, die besonders im Handel gebraucht werden. Dennoch müssen nicht alle Kassensysteme für den Einzelhandel die gleichen Anforderungen bieten, denn je nach Einsatzgebiet werden unter Umständen andere Funktionen benötigt.

Eines haben alle Kassensysteme für den Einzelhandel jedoch gemein: Ihr Ziel ist es, Unternehmern und ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag zu erleichtern, indem sie Arbeitsabläufe und Verkaufsprozesse optimieren. Mit einem elektronischen Kassensystem sparen Sie also Zeit und Geld – ein guter Grund, sich von einer Registrierkasse mit wenigen Basisfunktionen zu verabschieden und auf eine moderne Systemkasse zu setzen.

Kartenzahlung und Kasse – ganz leicht zu verbinden

Gut zu wissen: Alle Kartenlesegeräte der Bezahlexperten sind mit modernen Kassensystemen kompatibel. Über die Anbindungsmöglichkeit von Kartenzahlung brauchen Sie sich also keine Gedanken zu machen. Gerne beraten wir Sie, welches Kartenterminal das richtige für Ihren Einzelhandel ist. Wir kennen Ihre Branche gut und machen Ihnen gerne ein individuelles Angebot für Kartenzahlung im Handel & Service.

An Kartenzahlung interessiert? Dann stellen Sie uns eine Anfrage.

Alle unsere Kartenterminals sind mit Kassensystemen kompatibel. Gerne beraten wir Sie, welches Gerät für Ihren Point of Sale das Beste ist.

Kassensysteme für den Einzelhandel mit Warenwirtschaftssystem

Wenn Sie eine Kasse kaufen wollen, ist ein integriertes Warenwirtschaftssystem der wesentlichste Aspekt von Kassensystemen, die speziell für den Einzelhandel gemacht sind. Die computergestützten Systeme beantworten Fragen wie: Welche Produkte sind vorrätig? Was muss nachbestellt werden? Welche Artikel oder Warengruppen werden besonders stark von den Kunden nachgefragt? Wie viel Umsatz hat eine Werbeaktion gebracht? Kurz: Es bietet Ihnen als Händler einen Überblick über Ihre gesamten Verkaufsaktivitäten und Ihren Warenbestand.

Warenbestand prüfen und Verkaufserfolge messen

Mithilfe eines Warenwirtschaftssystems werden sämtliche Bewegungen aller Produkte im Geschäft erfasst und in Datenbanken aufgelistet. Auf Basis dieser Daten lässt sich der Warenbestand nicht nur besser planen, sondern auch der Verkauf optimieren. Denn wissen Sie als Händler, was Ihre Käufer besonders interessiert, können Sie Ihr Sortiment entsprechend anpassen. Ein weiteres Plus: Statistiken zu Produkten und Umsätzen sind mit einem Warenwirtschaftssystem ganz einfach abrufbar.

Ein weiterer Vorteil von einem Kassensystem für den Einzelhandel mit Warenwirtschaft ist die Integration von Werbeaktionen. Mit Hilfe von Rabattaktionen, Coupons oder anderen Maßnahmen lässt sich genau nachhalten, welche Werbeaktionen zu höheren Abverkaufszahlen beigetragen haben.

Artikelstammdaten schnell ändern

Wenn ein Kassensystem für den Einzelhandel mit der Warenwirtschaft verknüpft ist, lassen sich Preise schnell und zentral ändern. So muss nicht jeder einzelne Artikel mit dem neuen Preis ausgezeichnet werden, weil die Preise für alle Produkte direkt aus dem Zentralrechner abgerufen werden. Für den Verkäufer am Point of Sale (POS) bedeutet das: Er muss lediglich das Warenetikett einscannen, alles Weitere läuft im Hintergrund ab.

Tipp: Achten Sie bei der Auswahl eines für Sie passenden Systems darauf, dass es exakt Ihre Anforderungen abdeckt: Können Artikeleigenschaften wie Größe, Farbe, Gewicht, Material etc. eingepflegt werden? Gibt es eine Retourenfunktion?

Nicht vergessen sollte man die Kundenseite, schließlich soll auch das Einkaufserlebnis des Konsumenten so angenehm wie möglich gestaltet werden. Denn zufriedene Kunden sind das beste Marketing. Sie sind nicht nur eine loyale Zielgruppe und kommen immer wieder zurück in den Laden. Im besten Fall werden sie sogar zu Markenbotschaftern, die Ihr Geschäft im Freundes- und Bekanntenkreis weiterempfehlen und dadurch für zusätzlichen Umsatz sorgen.

Lesetipp: Kassensysteme – Der große Ratgeber

Funktionen, Komponenten, Branchen und Vergleich: Mit unserem großen Ratgeberartikel verschaffen Sie sich in Kürze einen Überblick über das Thema Kassensysteme.

Weitere nützliche Funktionen von Kassensystemen für den Einzelhandel

Wie für alle übrigen Branchen, haben die Anbieter von Kassensystemen für den Einzelhandel zusätzliche Funktionen in ihre Kassen integriert, die über ein Warenwirtschaftssystem hinaus gehen. In 2020 zeigte sich im Zuge der Mehrwertsteuersenkung beispielsweise wie unentbehrlich frei festlegbare Mehrwertsteuersätze für ein Kassensystem sind. Ein gute Kassensoftware sollte daher die Eingabe unterschiedlicher Mehrwertsteuersätze ermöglichen.

Hilfreich sind auch unterschiedliche Berechtigungen für verschiedene Mitarbeiter. Denn dass die Aushilfe nicht die gleichen Rechte wie die Filialleiterin haben sollte, liegt wohl nahe. Auch eine e-Commerce-Anbindung wird in Zeiten einer zunehmenden Digitalisierung immer wichtiger. Mithilfe dieser Schnittstelle werden Bestandsänderungen automatisch auch mit Ihrem Online-Shop oder auf Marktplätzen wie Amazon oder Ebay verknüpft.

Zum weiteren Funktionsumfang von Kassensystemen für den Einzelhandel sollten auch Storno- und Rabattfunktionen, eine Wechselgeldeingabe, eine Scan-Funktion, verschiedene Zahlungssysteme etc. gehören. Eine einfache und intuitive Bedienoberfläche sollte ebenfalls selbstverständlich sein, ebenso wie eine individuelle Zusammenstellung der benötigten Hardware.

Ein Buchhaltungsprogramm, das alle Daten vom Tagesabschluss automatisch an den Steuerberater versendet, ist ebenfalls wünschenswert. Und zu guter Letzt muss die Kasse natürlich auch allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, also konform sein mit GDPdU beziehungsweise GoBD und Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV.

Unser Tipp: Suchen Sie sich ein branchenspezifisches Kassensystem, das sie nach Ihren eigenen Wünschen konfigurieren können.

Die wichtigsten Funktionen einer Kasse im Einzelhandel:

    • Einfache und intuitive Benutzeroberfläche
    • Individuelle Zusammenstellung der benötigten Hardware (Barcode-Scanner, Bondrucker etc.)
    • Freie Eingabe von Preisen
    • Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze
    • Storno- und Rabattfunktionen
    • Wechselgeldeingabe
    • Verschiedene Bezahlsysteme werden unterstützt
    • Unterschiedliche Mitarbeiterberechtigungen
    • Warenwirtschaftssystem bzw. Lager- und Filialverwaltung
    • Marketing-Funktionen (Rabattaktionen, Coupons etc.)
    • e-Commerce-Anbindung
    • GDPdU- beziehungsweise GoBD-konform
    • Erstellung von Analysen und Statistiken
    • Vorbereitende Buchhaltung

Verkäufer mit Kassensystem im EinzelhandelEinzelhandels-Kassensysteme vergleichen: Darauf kommt es an

Wie findet man die passende Einzelhandelskasse für das eigene Geschäft? Das kommt in erster Linie darauf an, welchen Funktionsumfang Sie benötigen. So muss eine Lösung für einen Kiosk vermutlich weniger umfangreich sein als ein Produkt für eine Ladenkette mit mehreren Filialen.

Für den einen oder anderen Ladenbesitzer kann es außerdem eine Rolle spielen, welche Größe das Kassensystem hat – und zwar nicht ganz zu Unrecht, denn Quadratmeterflächen im Handel sind teuer. Hier gilt: Je kleiner die Kasse ist, desto mehr Ausstellungsfläche bleibt dem Einzelhändler für seine Waren. Auch ein Preisvergleich kann sich lohnen. Einige Hersteller haben viele Funktionen bereits in ihrer Standardausführung integriert, andere lassen sich jedes zusätzliche Feature extra bezahlen. Die Preise von Kassensystemen hängen nämlich vor allem davon ab, wie viele Module Sie dazu buchen.

Im Zuge einer zunehmenden Digitalisierung sollte man auch über eine Anbindung an den e-Commerce nachdenken. Denn selbst, wenn Sie heute noch keinen eigenen Online-Shop betreiben, kommen Sie in Zukunft vielleicht nicht darum herum, um nicht den Anschluss an den Wettbewerb zu verlieren. Das gilt es bei der Anschaffung eines Kassensystems für den Einzelhandel also definitiv zu berücksichtigen.

Schließlich noch der unserer Meinung nach wichtigste Aspekt für eine Kasse im Einzelhandel: sie sollte leicht und intuitiv zu bedienen sein. Dabei tragen auch Komponenten wie ein Touchscreen-Display, ein Barcodescanner und vernetzte mobile Endgeräte bei. Letztere machen Sie und Ihre Mitarbeiter zudem äußerst flexibel. Denn statt darauf zu warten, dass die Kunden zu Ihnen kommen, können Sie selbst auf diese zugehen.

Zu den mobilen Lösungen zählt übrigens auch ein iPad-Kassensystem für den Handel. Dieses bietet gleich mehrere Vorteile. Neben seiner unschlagbaren Mobilität kann das Gerät auch problemlos mit dem eigenen Online-Shop verknüpft werden. Ein iPad-Kassensystem gibt es außerdem schon zum verhältnismäßig günstigen Preis. Bei Ladenschluss kann das Tablet einfach in den Safe eingeschlossen oder mit nach Hause genommen werden.

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