Ratgeber: Kassensysteme

Kassensysteme Kosmetik

Waren, Dienstleistungen, Kunden, Mitarbeiter, Buchhaltung… Behalten Sie den Überblick über sämtliche Daten mit nur einem System: Eine elektronische Kasse kann nicht nur Kassieren, sondern Ihnen in Ihrem Salon die Arbeit ungemein erleichtern. Das spart Zeit, Nerven und am Ende sogar Geld.

Anforderungen in Kosmetiksalons, Nagelstudios und Co.

Wenn Sie in der Kosmetikbranche tätig sind, haben Sie an ein Kassensystem ähnliche Anforderungen wie Friseure. Sie beide haben als Unternehmer eines gemeinsam: Der Kunde steht im Mittelpunkt der Leistung.

Damit Sie sich um Ihre Kunden gut kümmern können, sollten Sie sich eine Systemkasse kaufen, die Ihre Bedürfnisse am besten erfüllt. Diese Leistungen dürften für Ihren Arbeitsalltag am bedeutendsten sein:

Icon Mit Karte zahlen

Kartenzahlung: heute bereits Standard

Kunden erwarten heute vielfältige Zahlungsmöglichkeiten. Kartenzahlung gehört zum Service. Noch besser: Auch Kreditkartenzahlung und kontaktloses Bezahlen ermöglichen. Denn die Bezahlapps, wie Apple Pay, Google Pay und Co., setzen die Annahme von Kreditkarten und die sogenannte NFC-Technik voraus. Und die Zahlung mit Handy oder Smartwatch ist bereits in der Masse angekommen. Noch sind es überwiegend junge Leute, die mit dem Handy zahlen. Doch auch die ältere Generation ist beim Bezahlen schon mit modernen Techniken vertraut.

Die gute Nachricht: Alle unsere Kartenlesegeräte lassen sich mit elektronischen Systemkassen verknüpfen und ermöglichen bargeldloses Zahlen jeder Art. Wir helfen gerne bei der Auswahl des passenden Geräts, da wir mit dem Thema der Kartenzahlung im Beautybereich bestens vertraut sind.

An Kartenzahlung interessiert? Dann stellen Sie uns eine Anfrage.

Alle unsere Kartenterminals sind mit Kassensystemen kompatibel. Gerne beraten wir Sie, welches Gerät für Ihren Point of Sale das Beste ist.

Icon Warenwirtschaft

Warenwirtschaftssystem: Behalten Sie den Überblick

Da neben der reinen Kosmetik-Dienstleistung, auch der Verkauf von Produkten Teil des Geschäfts ist, ist ein integriertes Warenwirtschaftssystem sinnvoll für Kosmetikstudios. Mit einem Warenwirtschaftssystem lässt sich nicht nur der Warenbestand besser planen, sondern auch der Verkauf optimieren. Denn Sie sehen hier, welche Produkte von den Kunden besonders oft nachgefragt werden und können darauf entsprechend reagieren.

Gleichzeitig können Sie hier Ihre Bestellungen bei Lieferanten überblicken, Lagerbestände prüfen und sich Statistiken über Produkte und Warengruppen ziehen.

Icon Kalender

(Online-) Terminkalender: Termine übersichtlich und schnell vergeben

Und da kommen wir bereits zum nächsten Vorteil, den ein Kosmetik Kassensystem bieten kann: Einen Online-Terminkalender, in dem Kunden ganz einfach den nächsten freien Termin wählen können, der zur Verfügung steht. Das ist nicht nur ein Plus aus Kundensicht, auch für den Inhaber eines Beauty-Salons ist die Online-Terminvergabe äußerst praktikabel. Da die Terminbuchung im Internet telefonische Anfragen reduziert, gibt es auch weniger Unterbrechungen im Betriebsablauf.

Icon Kundenverwaltung

Kundendaten: Wie gut kennen Sie Ihre Kunden?

Dafür bietet ein Kassensystem Kosmetik in der Regel eine detaillierte Kundenkartei. Hier lassen sich die klassischen Kundendaten ebenso bequem speichern wie spezielle Wünsche oder Vorlieben der Klienten. Letztere sind äußerst wichtige Informationen, mit denen man einmalige Gäste zu loyalen Stammkunden machen kann. Auch Treuekarten, Rabatte und Gutscheine lassen sich hinterlegen.

Icon Marketing

Marketingaktionen steuern

Für Kosmetikstudios sind Gutscheine ein wichtiges Instrument zur Kundenbindung sowie zur Steigerung des Umsatzes. Kein Wunder, dass sie auch ein wichtiger Bestandteil eines Kassensystems Kosmetik sind. Gutscheine können im Backoffice erstellt und entweder ausgedruckt oder per E-Mail/SMS verschickt werden. Die Gutscheinverwaltung bietet außerdem einen Überblick über alle sich gerade im Umlauf befindlichen Gutscheine. Zudem lässt sich hier nachverfolgen, wann ein Gutschein verkauft oder eingelöst wurde – und natürlich auch von wem.

Icon E-Commerce

E-Commerce Anbindung

Wichtig ist auch die Möglichkeit einer Anbindung an den eigenen Online-Shop, denn eine Verknüpfung des stationären Handels mit dem Internet ist in der heutigen Zeit fast unabdinglich. Nicht zuletzt die Coronakrise hat gezeigt, dass es sinnvoll ist, sich ein zweites (Online-)Standbein aufzubauen. Viele Kunden setzen inzwischen voraus, dass man Produkte im Internet bestellen und Termine online buchen kann.

Icon Mitarbeiterverwaltung

Betriebsorganisation: Mitarbeiterdaten übersichtlich verwalten

Arbeiten in einem Kosmetikstudio mehrere Mitarbeiter, kann man auch sehen, wer die meisten Produkte verkauft hat oder besonders gerne für die Maniküre gebucht wird. Auch Trinkgelder können beim Bezahlen gezielt Personen zugeordnet werden. Bei einem größeren Team bietet eine Kassensoftware für Kosmetikstudios auch die Möglichkeit, Dienstpläne für die Belegschaft zu erstellen.

Icon Buchhaltung

Buchhaltung leicht gemacht

Einige Systeme ermöglichen Ihrem Steuerberater zudem einen direkten Zugriff auf steuerlich relevante Kassendaten. Das Ergebnis: Eine fertige vorbereitende Buchhaltung, mit der Sie Zeit und Geld sparen können.

Natürlich muss auch ein Kassensystem im Kosmetikbereich die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Dazu zählt, dass es GoBD- und KassenSichV-konform sein sollte. Die sogenannte Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist zum 01.01. 2020 in Kraft getreten und gilt für alle elektronischen Kassensysteme.

Diese müssen unter anderem über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, um Manipulation und Steuerbetrug zu verhindern. Außerdem verpflichtet die Verordnung Unternehmer dazu, für jeden Vorgang einen Kassenbeleg auszustellen. Neben der KassenSichV muss das Kassensystem auch den GoBD-Richtlinien entsprechen, die die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung festlegen.

Die wichtigsten Funktionen einer Kosmetikstudio Kasse

    • Kassenbuch
    • Verschiedene Zahlungsmethoden
    • Online-Kalender mit SMS-Erinnerung
    • Verwaltung von Kundendaten
    • Kundenbindung über Rabatte oder Gutscheine
    • Mitarbeiterverwaltung inklusive Dienstpläne
    • Tages- und Monatsabschlüsse
    • Warenwirtschaftssystem
    • Automatisierte Buchhaltung
    • e-Commerce-Schnittstelle zum Online-Shop
    • Entspricht den gesetzlichen Anforderungen (GoBD und KassenSichV)
    • Umfangreiche Analysen und Statistiken

Kassensysteme für Beauty-Salons im Vergleich

So lang wie die Liste der Funktionen ist, so hoch ist auch die Anzahl der erhältlichen Produkte. Kein Wunder, dass der Kauf einer Kasse nicht besonders einfach ist. Hilfreich ist eine Liste mit den am meisten benötigten Features. Wir bemühen uns, passende Anbieter von Kassensystemen hier im Ratgeber vorzustellen, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern und damit Sie sich einen bessern Überblick verschaffen können.

Dabei können folgende Fragestellungen nützlich sein: Möchten Sie beim Kosmetikstudiobesuch lediglich eine Barzahlung anbieten oder auch eine Bezahlung mit EC- oder Kreditkarte ermöglichen? Benötigen Sie zusätzliche Hardware wie beispielsweise einen Barcode-Scanner oder Bondrucker? Soll es eine Anbindung zum Online-Shop geben? Brauche ich eine Warenwirtschaft oder einen direkten Zugang zum Steuerbüro? Will ich für mein Geschäft Gutscheine oder Rabatte einsetzen? Können mir Statistiken helfen, meinen Betrieb zu optimieren?

Mit diesen Fragen grenzen Sie schon einmal den Funktionsumfang Ihres Wunschgerätes ein. Jetzt kann ein direkter Preisvergleich erfolgen. Sie sollten jedoch nicht nur die Kassensystem Preise bei der Wahl des richtigen Produktes im Auge haben. Sondern auch, dass die Systemkasse einfach und intuitiv zu bedienen ist, denn nur so werden Fehler vermieden und Arbeitsabläufe beschleunigt.

Um auf der sicheren Seite zu, sollte die Software selbstverständlich auch GDPdU/GoBD-konform arbeiten. Für den einen oder anderen kann es außerdem eine Rolle spielen, ob die Kundendaten in der Kasse selbst oder auf Servern gespeichert werden – und falls letzteres, dann Bitteschön auf sicheren Servern in Deutschland.

Für manche Kosmetikstudiobesitzer ist vielleicht auch ein Kassensystem fürs iPad interessant. Hierfür spricht so einiges: Die verhältnismäßig günstigen Kosten, die intuitive Bedienung, die große Flexibilität und die einfache Verknüpfung mit dem eigenen Online-Shop.

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