Ratgeber: Kassensysteme

Registrierkasse

Wie sie funktioniert und für wen sie sich eignet

Zwar setzen heute die meisten Unternehmer auf moderne Kassensysteme, die Registierkasse ist aber noch nicht tot. Wir schauen uns an, was eine Registrierkasse kann und vergleichen sie mit elektronischen Kassensystemen. Sie müssen dann nur noch selbst entscheiden, welche Kassenform für Ihr Geschäft in Frage kommt.

Was ist eine Registrierkasse?

Die Registrierkasse wurde bereits 1879 vom US-amerikanischen Kaufmann James Ritty zum Patent angemeldet. Dieser besaß in Dayton Ohio, USA, ein Ladenlokal. Rittys Ziel war es damals, den Diebstahl durch sein Personal zu verringern. Daher kam er auf die Idee, die Geldschublade, in der die Scheine und Münzen aufbewahrt wurden, mit einem Signalton zu verbinden. Öffnete also jemand die Geldlage, erklang das für die Registrierkasse typische Klingelgeräusch.

Klingelnde Kassen gibt es heutzutage kaum noch. Stattdessen registrieren die modernen Geräte jede Kassenöffnung digital. Sie zeichnen sich außerdem durch weitere praktische Merkmale aus. So erfassen sie nicht nur alle Verkäufe, sondern berechnen auch die Umsatzsteuer und weisen diese auf dem Kassenbon aus. Der Rückgabebetrag wird ebenfalls automatisch berechnet, so dass weniger Unstimmigkeiten bei der Herausgabe des Wechselgeldes entstehen.

Schließlich lässt sich bei vielen Kassen außerdem per Knopfdruck ein Tages- oder Monatsabschluss errechnen. Das spart Zeit und minimiert Fehler, die bei einer händischen Abrechnung entstehen können. Der abschließende Vorteil ist der Aspekt der Datensicherung bei elektronischen Registrierkassen. Denn dank des Einsatzes von SD-Karten sind die modernen Kassensysteme in der Regel auch gegen einen Datenverlust gewappnet.

Registrierkasse vs. Kassensystem – Was ist der Unterschied?

Anders als eine einfache Registrierkasse können moderne Kassensysteme weitaus mehr als nur die Zahlungen von Kunden zu verbuchen. Denn bei einer Systemkasse kommen weitere Funktionen hinzu, mit denen Einzelhändler, Gastronomen und andere Dienstleister die Abläufe in ihrem Betrieb deutlich optimieren können. Dazu zählen beispielsweise eine Kundenverwaltung, Termine und Reservierungen, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Marketing. Solche komplexen Funktionen hat eine einfache Registrierkasse nicht, sie ist in der Regel wesentlich simpler im Umfang.

Je nach Branche können unterschiedliche Funktionen benötigt werden. Während für Einzelhändler wohl die Warenwirtschaft das wichtigste Feature eines Kassensystems ist, ist für einen Friseur vermutlich das Salonmanagement am bedeutendsten. Denn damit kann er seine Termin- und Kundenverwaltung steuern, aber auch Maßnahmen zu Kundenbindung durchführen.

Gleiches gilt für Gastronomen. Hier unterstützt das Kassensystem das Restaurantmanagement. Zu seinem Umfang gehören Funktionen wie eine Tischreservierung, eine Tischübersicht, eine Funkbonierung, Zahlungssplitting und die Steuerung der Speisenabfolge. Ideale Kassensysteme für die Gastronomie sorgen nicht nur für eine hohe Tischauslastung und reibungslose Bestellabläufe. Sie reduzieren außerdem die Laufzeiten vom Personal im Hochbetrieb und erhöhen dadurch die Umsätze, ebenso wie die Zufriedenheit der Gäste.

Ein modernes Kassensystem ist zudem intuitiv zu bedienen und ermöglicht mobiles Bezahlen. Welche Vorteile moderne Kassensysteme noch bieten, welche Arten es gibt und worauf es beim Kauf ankommt, erfahren Sie in unserem Beitrag Kassensysteme – der große Ratgeber.

Für wen eignet sich eine Registrierkasse?

Registrierkassen sind für Unternehmen sinnvoll, die die zusätzlichen Funktionen eines komplexen Kassensystems nicht nutzen wollen bzw. mit einer Basisausstattung im Kassenbereich zufrieden sind, sprich: eine Kasse mit Display, Lade, Bondrucker und Kartenterminal. Registrierkassen werden daher oft in kleinen Läden, etwa im Einzelhandel, in der Gastronomie, beim Bäcker und Fleischer, an der Tankstelle oder in ähnlichen Branchen eingesetzt.

Das bietet eine Registrierkasse:

  • Zahlungsverbuchung in bar und per Karte
  • Geldaufbewahrung
  • Belegausgabe, Bondruck
  • einfache Bedienung
  • hohe Sicherheit
  • geringer Energieverbrauch

Je nach Anbieter kommen weitere Funktionen dazu, allerdings sind diese nicht mit dem Funktionsumfang von Kassensystemen vergleichbar. Wenn Sie also eine Kasse kaufen wollen, denken Sie langfristig. Was brauchen Sie in der Zukunft, um wettbewerbsfähig zu bleiben? Schauen Sie sich am besten die Angebote von Anbietern für Kassensysteme an und vergleichen Sie, was Sie geboten bekommen.

Registrierkasse mit Kartenzahlung

Selbstverständlich können Sie auch mit einer einfachen Registrierkasse Kartenzahlung anbieten. Kartenzahlung kann man nämlich auch ganz ohne vorhandene Kasse anbieten. Als Experten auf dem Gebiet des bargeldlosen Zahlens beraten wir Sie gerne, welche Kartenlesegerät das richtige für Ihr Geschäft ist. Eine Anfrage ist natürlich unverbindlich.

An Kartenzahlung interessiert? Dann stellen Sie uns eine Anfrage.

Alle unsere Kartenterminals sind mit Kassensystemen kompatibel. Gerne beraten wir Sie, welches Gerät für Ihren Point of Sale das Beste ist.

Offene und geschlossene Systeme

Man unterscheidet bei Registrierkassen zwischen offenen und geschlossenen Systemen. Während bei einem offenen System Hard- und Software unabhängig voneinander sind, wird die Software bei einem geschlossenen System spezifisch an die Hardware angepasst.

Bei einem offenen System handelt es sich also in der Regel um eine Software, die auf einem Computer installiert wird. Darüber hinaus werden weitere Hardware-Komponenten wie etwa ein Bon-Drucker, ein Barcode-Scanner und eine Kassenschublade genutzt, die mit dem PC kompatibel sind. Man bezeichnet dieses System deswegen häufig auch als PC-Kasse.

Beide Systeme bieten Vor- und Nachteile. Vorteile des offenen Systems sind unter anderem die Unabhängigkeit von Hard- und Software. Zu den Nachteilen zählen eine höhere Fehleranfälligkeit, Sicherheitslücken und kurze Produktzyklen. Geschlossene Systeme bieten eine hohe Ausfall- und Datensicherheit, allerdings müssen Hard- und Software beim gleichen Anbieter erworben werden.

Gibt es in Deutschland eine Registrierkassenpflicht?

Bisher gibt es in Deutschland noch keine Verpflichtung zur Nutzung einer Registrierkasse. Das bedeutet, dass offene Ladenkassen hierzulande weiterhin verwendet werden dürfen. Besitzt ein Unternehmer jedoch eine elektronische Registrierkasse, so ist er von der Registrierkassenpflicht betroffen. Das gilt für den Fall, dass er einen Nettojahresumsatz von 15.000 Euro hat und die Barumsätze davon mehr als 7.500 Euro betragen.

Außerdem gibt es seit dem 1. Januar 2020 neue gesetzliche Anforderungen an elektronische Registrierkassen. Die Kassensicherungsverordnung 2020 regelt, dass alle ab diesem Datum neu angeschafften elektronischen Kassensysteme eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) besitzen müssen. Neu ist auch, dass Geschäfte ab sofort an jeden Kunden einen Bon ausgeben müssen – gleich ob der Kunde den mitnehmen will oder nicht. Darüber hinaus müssen alle elektronischen Registrierkassen GoBD-konform sein.

Eine Verpflichtung, das bestehende Kassensystem in ein elektronisches Aufzeichnungssystem umzustellen, besteht erst ab dem Jahr 2023, allerdings nur, wenn es nicht möglich ist, die alte Kasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung nachzurüsten. Für alle anderen Kassen gilt die Übergangsfrist nicht, das heißt Unternehmer müssen sich in diesem Fall eine neue Kasse kaufen.

Weitere Ratgeber rund um Kassensysteme:

Kasse mit Touchscreen wird von einer jungen Frau bedient

Touch Kasse

Die smarte Lösung am Point of Sale – die Vorteile einer Kasse mit Touchscreen.

Menü