Ratgeber: Kassensysteme

Kassensysteme für die Gastronomie

In kaum einer Branche müssen Kassen so viel leisten wie in der Gastronomie. Neben einer einfachen und intuitiven Bedienbarkeit sollten Gastro-Kassensysteme robust und gleichzeitig flexibel sein. Wir schauen uns an, worauf es im Arbeitsalltag in Restaurant, Café, Biergarten und Co. ankommt. Nutzen Sie unsere Tipps bei der Suche nach einem Kassensystem-Anbieter.

Moderne Kassensysteme für die Gastronomie erleichtern Ihnen, innerbetrieblichen Abläufe zu optimieren und verhelfen dadurch zu mehr Umsatz. Wie das funktioniert? Mit vielen nützlichen Funktionen.

Lesetipp: Kassensysteme – Der große Ratgeber

Funktionen, Komponenten, Branchen und Vergleich: Mit unserem großen Ratgeberartikel verschaffen Sie sich in Kürze einen Überblick über das Thema Kassensysteme.

Die Hardware: Robust und gleichzeitig flexibel einsetzbar

Neben den Funktionen, die die Kassensoftware bereithält, muss eine Gastro-Kasse widerstandsfähig sein. Denn gerade im Küchen- und Barumfeld sind Spülwasser und Getränkespritzer, Krümel und Fettfinger keine Seltenheit. Ergo: Einer Gastronomie Kasse sollten also weder Schmutz noch ungeschickte Kellner etwas anhaben können. Die Qualität der Hardware einer Gastrokasse ist also nicht ganz unwichtig – zumindest dann, wenn der Kassenplatz mitten im brummenden Betrieb steht. Wer ein kleines Café mit wenig Platz hat, legt ggf. mehr Wert auf ein schlankes Design. Wie die Hardware-Komponenten ausgestattet sein sollten, das können Sie als Gastronom am besten selbst bewerten.

Kartenzahlung am Tisch

Unsere Kartenlesegeräte lassen sich mit allen modernen Kassensystemen für die Gastronomie verbinden. Unser Tipp: Setzen Sie auf ein mobiles Kartenlesegerät, mit dem Sie am Tisch kassieren können. Diese funktionieren per WLAN und/oder 4G-Handynetz und ermöglichen Ihnen maximale Flexibilität beim Kassieren. Als Experten auf dem Gebiet der Kartenzahlung helfen wir Ihnen gerne bei der Auswahl eines passenden Terminals für Kartenzahlung in der Gastronomie.

Die Software: Gastronomie Kassen haben zahlreichen Funktionen

Reservierungen und Tischmanagement

Eine Kalenderfunktion für die Planung von Reservierungen und die Verwaltung von Plätzen und Tischen spart Zeit, Geld und Nerven. Mit ein paar Klicks lassen sich Tische virtuell belegen oder Reservierungen stornieren. Kein Gekritzel im Reservierungsbuch heißt: Unleserliche Schrift, Doppelbelegungen oder Durchstreichen von Absagen gehören der Vergangenheit an. Eine digitale Lösung schafft einen besseren Überblick und vermeidet Fehler.

Außerdem: Reservierungen können auch automatisch über Apps eingespielt werden oder telefonisch außerhalb der Geschäftszeiten angenommen werden – das Vorliegen und Prüfen eines Reservierungsbuches ist schließlich nicht mehr nötig.

Vielfältige Zahlungsmethoden annehmen

So unterschiedlich Ihre Gäste sind, so unterschiedlich sind auch ihre Vorlieben beim Bezahlen: bar, mit EC Karte, Kreditkarte oder Zahlen mit dem iPhone. Dazu kommen Trinkgeld geben oder die Rechnung nach Personen teilen. Die gute Nachricht: All das ist möglich und einfach umzusetzen. Denn alle klassischen Kartenterminals können diese Funktionen abdecken und lassen sich mit Gastro-Kassensystemen verbinden. Wenn Sie weitere Informationen über Kartenterminals für die Gastronomie brauchen, scheuen Sie nicht, eine Anfrage bei uns zu stellen. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

An Kartenzahlung interessiert? Dann stellen Sie uns eine Anfrage.

Alle unsere Kartenterminals sind mit Kassensystemen kompatibel. Gerne beraten wir Sie, welches Gerät für Ihren Point of Sale das Beste ist.

Artikeleigenschaften und Preise managen

Weitere grundlegende Features sind die manuelle Eingabe von Preisen und Rabatten, das Festlegen von Produktgruppen wie beispielsweise Hauptspeise, Dessert oder Getränke, die Erstellung einer Zwischenrechnung und die Trinkgeldeingabe. Auch Sonderbestellungen sollten abbildbar sein: „Der Burger bitte ohne Gurke“ oder „einen Extra-Likör auf den Eisbecher“ – Gäste kommen wieder, wenn sie zufrieden sind und die Richtigkeit ihrer Wunschbestellung trägt dazu maßgeblich bei.

Will ein Gast einer Gruppe vor allen anderen bezahlen, sollten einzelne Positionen aus der Rechnung rausnehmbar sein. Denn wie Sie wissen – das getrennte Bezahlen ist in Deutschland durchaus üblich.

Bestellungen direkt in die Küche senden

Ein weiterer Vorteil entsteht beim Einsatz eines mobilen Kassensystems. Dabei wird die Bestellung automatisch in die Küche oder an die Bar gesendet. Mithilfe von Druckern kommt die Bestellung dann genau dort an, wo sie auch tatsächlich hingehört – und im Handumdrehen stehen Getränke und Speisen bereits auf dem Tisch des Gastes. Der Faktor Schnelligkeit ist eigentlich überall wichtig, besonders aber in großen Betrieben, wo Kellner viele Tische nacheinander bedienen sollen und lange Laufwege haben, zum Beispiel in Biergärten.

Backoffice-Funktionen

Weniger wichtig für den Service am Gast, aber für Sie im Arbeitsalltag: ein Überblick über Warenbestand und Umsatz. Halten Sie Bestellungen von Lieferanten übersichtlich nach.

Ebenfalls nicht fehlen dürfen die Berechtigungen und Beschränkungen für verschiedene Mitarbeiter. Sogar die Personalverwaltung und Finanzbuchhaltung können über das System gesteuert werden.

Die wichtigsten Funktionen einer Gastro Kasse

    • Tischmanagement: Übersichtliche, grafische Darstellung der Tische
    • Entgegennahme von Reservierungen, auch digital per App
    • Festlegen von Produktgruppen, zum Beispiel Hauptgericht, Dessert oder Getränk
    • Manuelle Eingabe von Preisen und Rabatten
    • Berechtigungen und Beschränkungen für verschiedene Mitarbeiter
    • Personalverwaltung inklusive Zeiterfassung
    • Anzeigen von Tischen mit offener Rechnung
    • Zusammenlegen oder Aufteilen von Rechnungen (Split-Funktion)
    • Stornierung von Rechnungen
    • Trinkgeldeingabe
    • Verschiedene Bezahlmethoden (Bar- und Kartenzahlung, Gutscheine)
    • Bons auf verschiedenen Druckern ausdrucken, zum Beispiel Theken- oder Küchendrucker
    • Offlinefähig und dadurch ausfallsicher

Kassensysteme für die Gastronomie im Vergleich

Die richtige Auswahl einer Kasse für die Gastronomie ist gar nicht so einfach, denn auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter mit ebenso vielen Produkten. Unabhängige Vergleichssysteme sind hingegen rar gesät. Darüber hinaus hat jedes Restaurant oder Café ganz individuelle Anforderungen an Kassensysteme für die Gastronomie. Wenn Sie eine Kasse kaufen wollen, achten Sie vor allem auf folgenden Punkte:

Gesetzliche Vorschriften

Elektronische Kassen müssen nach der GoBD-Richtlinie arbeiten. Diese Richtlinie gilt seit dem 1. Januar 2015 und ersetzt die zuvor gültige GDPdU. 2020 wurde die GoBD außerdem durch die neue KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) erweitert. Diese fordert eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Auch die Belegausgabepflicht/Bonpflicht ist für sie relevant.

Anforderungen an die Kasse

Neben den gesetzlichen Anforderungen hängt die Eignung eines Kassensystems für Ihren Gastrobetrieb davon ab, wie groß das Unternehmen ist, wie viele Mitarbeiter dort arbeiten, ob es weitere Filialen gibt und um welche Art der Gastronomie es sich handelt. Nur dann können Fragen beantwortet werden wie: Herkömmliches Terminal oder Touch Kasse? Oder vielleicht doch lieber ein mobiles Kassensystem für das iPhone oder Android-Tablet?

Preis

Selbstverständlich spielen auch die Kassensystem Preise eine Rolle, denn in der Regel fallen nicht nur einmalige Kosten für die Hardware an. Oft kommen auch noch Kosten für Softwarelizenzen und – abhängig vom jeweiligen Hersteller – auch noch monatliche Gebühren für die Verarbeitung der elektronischen Zahlungen hinzu. Weiter sind die Kosten von den gewünschten Funktionen und der Anzahl der benötigten Terminals abhängig.

Grundsätzlich sind aber ein paar wesentliche Kriterien wichtig:

Die einfache und intuitive Bedienung von einem Gastronomie Kassensystem nimmt dabei vermutlich den höchsten Stellenwert ein, denn sie kann die Abläufe innerhalb des Betriebs wesentlich optimieren. Auch sollte ein Gastro Kassensystem robust sein und einiges an Schmutz aushalten können.

Die Kassensoftware sollte zudem durch eine hohe Ausfallsicherheit überzeugen, denn schließlich sind Kassensysteme für die Gastronomie im Dauerbetrieb. Zu den wesentlichen Funktionen, die außerdem benötigt werden, zählen flexible Eingabemöglichkeiten und eine Tischverwaltung. Dass eine Kasse GoBD- und KassenSichV-konform sein sollte, muss wohl nicht extra erwähnt werden müssen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen: Je mehr Funktionen Kassensysteme für die Gastronomie besitzen, desto besser können die innerbetrieblichen Arbeitsaufläufe optimiert werden. Den Mitarbeitern bleibt dadurch mehr Zeit, auf die individuellen Wünsche der Gäste einzugehen. Gleichzeitig sollte bei der Anschaffung einer Gastronomie Kasse aber auch darauf geachtet werden, dass sie einfach zu bedienen bleibt. Schließlich ist es das Servicepersonal, das mit dem Gerät arbeiten muss – und das wechselt ja auch mal. Die Einarbeitung sollte also schnell möglich sein.

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