Ratgeber: Bargeldloses Zahlen / Kartenzahlung

Buchhaltung leichter gemacht

Wie Kartenzahlung mit den Bezahlexperten Ihre Buchhaltung vereinfacht

Die Buchhaltung ist in Unternehmen ein leidiges Thema. Sie ist aufwendig, anstrengend und muss dennoch mit höchster Konzentration gemacht werden, um potenziell fatale Fehler zu vermeiden, denn sonst steht unter Umständen das Finanzamt vor der Tür. Welchen positiven Einfluss Kartenzahlung auf die Buchhaltung haben kann, wird in folgendem Beitrag erklärt.

Zentrales Clearing

Einen großen Vorteil für die Buchhaltung eines Unternehmens bringt das sogenannte zentrale Clearing mit sich. Im Zuge dessen werden alle EC-Kartenzahlungen eines Tages gesammelt und die daraus entstandene Summe wird zu einer festgelegten regelmäßigen Uhrzeit an die hinterlegte Kontonummer des/r Händler:in überwiesen. Die einzelnen Transaktionen kann man sich in der Regel entweder im Kassensystem anzeigen lassen oder alternativ in Transaktionslisten oder Buchungslisten detailliert nachschauen. Durch diese genaue Auflistung sind alle über das Bezahlterminal abgewickelten Transaktionen lückenlos nachvollziehbar.

Übersichtlichere Gebührenabrechnung

Ein Vorteil der Abrechnungsart mit Hilfe des zentralen Clearings ist, dass die Kosten, die durch Kartenzahlung entstehen (Miete des Kartenterminals, Abgaben an Banken, Dienstleister, Kreditkartenunternehmen, etc.), am Ende des Monats als eine Rechnung zu begleichen sind. Diese Gebühren werden nicht unmittelbar nach der Zahlung einer jeden Transaktion abgezogen. Somit lassen sich die einzelnen, täglichen Überweisungen leichter auf Korrektheit überprüfen und das gebündelte Zahlen der Gebühren ist übersichtlich und einfacher nachzuvollziehen.

Grafische Darstellung Buchhaltung

Das digitale Belegmanagement

Die Belege, die durch Kartenzahlungen entstehen, lassen sich optional in einem digitalen Belegmanagement eines Bezahlterminals abspeichern. Das heißt, sie werden automatisch elektronisch archiviert und sind jederzeit wieder abrufbar. Händlerbelege werden in dem Fall aber nicht mehr automatisch vom Kartenterminal ausgedruckt. Diese Option spart nicht nur Papier und schont die Umwelt, sondern es spart für Sie als Händler:in auch noch zusätzlich Geld für neue Bonrollen.
Sollten die Belege dann mal einsehbar sein müssen, ist dies durch die Speicherung ganz einfach möglich und sie behalten jederzeit den Überblick.

Alle Geräte, die wir aktuell bei den Bezahlexperten anbieten, sind mit einem solchen digitalen Belegarchiv ausgestattet.

Vorteile durch weniger Bargeldhandling

Weitere Vorteile, welche durch Kartenzahlung grundsätzlich die Buchhaltung erleichtern, sind Dinge, wie das Verringern oder teils gar Vermeiden von Bargeldhandling. Weniger Nachzählen von Bargeld nach Feierabend, weniger Bargeld beim müßigen Weg zur Bank zur Einzahlung des Geldes und auch weniger nerviges Kleingeldzählen beim Annehmen der Zahlung oder Herausgeben des Wechselgelds. Das bedeutet für Sie als Händler:in eine zeitliche und personelle Ersparnis.

Des Weiteren wird das Betrugsrisiko deutlich reduziert, denn Falschgeld gibt es bei Kartenzahlung z.B. schlichtweg nicht. Fremdwährung, die ähnlich aussieht, wie heimische Währung, kann auch nicht im Eifer des Gefechts angenommen werden.

Unser Service 

Sie haben Rückfragen oder wünschen eine Beratung zum Thema Kartenzahlung? Unser persönlicher, kundenorientierter Support steht Ihnen werktags von 9 bis 17 Uhr gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns jetzt per Telefon oder E-Mail an: info@bezahlexperten.de. 

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    Häufige Fragen

    Transaktionslisten sind von den Bezahlexperten erstellte, kostenpflichtige (2,99€/Monat) Listen, welche Auskunft über Zahlungen (welche und wann) geben, die über ein jeweiliges Kartenterminal getätigt worden sind.

    Buchungslisten werden vom Netzbetreiber (z.B. InterCard) erstellt und enthalten alle Zahlungen inkl. Belegnummer, Datum, Betrag und Zahlungsart des jeweiligen Terminals.
    Sie enthalten außerdem die Information, welcher Betrag bei der nächsten Überweisung an das Firmenkonto übermittelt wird. Buchungslisten sind ebenfalls kostenpflichtig (5€/Monat) und können täglich per CSV-Datei oder monatlich als PDF-Datei an eine gewünschte Mailadresse verschickt werden.

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