Zur Vertragsschließung zwischen einem Payment-Anbieter und einem:r Händler:in ist die Prüfung verschiedener Dokumente zur Identifikation im Sinne des Geldwäschegesetzes (GwG) notwendig. Hier finden Sie eine Übersicht mit den verschiedenen Identifikationsdokumenten, die je nach Rechtsform benötigt werden.
Überblick: Rechtsformen und benötigte Dokumente zur Identifikation
Einzelunternehmen & Personengesellschaften
| Rechtsform DE | Identifikationsdokumente | Ermittlung des:r wirtschaftlich Berechtigten |
|---|---|---|
| Einzelunternehmen (EU) | Gewerbeanmeldung | |
| Eingetragener Kaufmann (e.K.) | Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) | |
| Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (GbR) / BGB-Gesellschaft | Gesellschaftsvertrag ODER Gewerberegisterauszug und Gesellschafterliste von mind. 2 Gesellschaftern unterzeichnet ODER Bestätigungsschreiben des Finanzamtes mit Steuernummer und Gesellschafterliste von mind. 2 Gesellschaftern unterzeichnet | |
| Offene Handelsgesellschaft (OHG) | Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) Gesellschafterliste von mind. 2 Gesellschaftern unterzeichnet ODER Organigramm der Beteiligungsstruktur bis zur natürlichen Person von mind. 2 Gesellschaftern unterzeichnet Transparenzregister | |
| Kommanditgesellschaft (KG) | Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) Transparenzregister | |
| Kommanditgesellschaft mit GmbH als Komplementär (GmbH & Co. KG) | Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) der GmbH & Co. KG Transparenzregister | Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) der GmbH (Komplementär) Gesellschafterliste der GmbH (Komplementär) |
Körperschaften
| Rechtsform DE | Identifikationsdokumente | Ermittlung des:r wirtschaftlich Berechtigten (WB) |
|---|---|---|
| Eingetragener Verein (e.V.) | Vereinsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) Transparenzregister | Vereinssatzung Vereinsvorstand = Fiktiver WB Ausnahme: In der Satzung ist vermerkt, dass nach Auflösung des Vereins eine natürliche Person wirtschaftlich begünstigt wird |
| Nicht eingetragener Verein | Vereinssatzung | Vereinssatzung Vereinsvorstand = Fiktiver WB Ausnahme: In der Satzung ist vermerkt, dass nach Auflösung des Vereins eine natürliche Person wirtschaftlich begünstigt wird |
| Unternehmensgesellschaft (UG (haftungsbeschränkt)) | Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) Transparenzregister | Gesellschafterliste |
| Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) | Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) Transparenzregister | Gesellschafterliste |
| Aktiengesellschaft (AG) | Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) Transparenzregister | Unterzeichnetes und datiertes Organigramm zur Beteiligungsstruktur der Aktionäre |
| Börsennotierte AG | Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) Transparenzregister | Screenshot der Börsennotierung aus dem Internet |
| Eingetragene Genossenschaft (e.G.) | Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) Transparenzregister (TR) | Ergibt sich aus dem TR |
Sonderformen
| Rechtsform DE | Identifikationsdokumente | Ermittlung des:r wirtschaftlich Berechtigten (WB) |
|---|---|---|
| Stiftungen / Trusts (einschl. religiöse Verbände etc.) | Stiftungssatzung Stiftungsregister | Bestätigungsschreiben, ob eine natürliche Person wirtschaftliche begünstigt ist |
| Rechtsfähige Stiftungen | Stiftungssatzung Stiftungsregister Transparenzregisterauszug | Bestätigungsschreiben, ob eine natürliche Person wirtschaftliche begünstigt ist |
| Kommanditgesellschaft auf Aktien (KG aA) | Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) Transparenzregister | Unterzeichnetes und datiertes Organigramm zur Beteiligungsstruktur der AG |
| Behörden | Übersicht der Organe einer Behörde Nachweis eines Dienstsiegels | Bei Behörden wird der jeweilige Behördenleiter als fiktiver WB erfasst. Dies ändert nichts daran, dass die für die Behörde auftretende Person weiterhin wie eine natürliche Person identifiziert werden muss. |
| Gemeinden / Stadt (KdöR) | Dokumente oder Dienstsiegel, das die auftretende Person berechtigt ist. Auszug aus Kreditreform über die Gemeinde / Stadt. Nachweis darüber, ob es sich um eine Behörde oder eine städtische Institution handelt, z.B. Google-Search oder Webseite | Der Bürgermeister wird als fiktiver WB erfasst. |
| Anstalt des öffentlichen Rechts | Übersicht der Organe | Bestätigungsschreiben, ob eine natürliche Person wirtschaftlich begünstigt ist. Vorstandsvorsitzende:r wird als WB erfasst, wenn kein:e wirtschaftlich Begünstigte:r ernannt ist. |