Ratgeber: Kassensysteme

Kasse kaufen

Diese Kriterien helfen Ihnen beim Vergleich

Sie wollen eine Kasse für Ihr Geschäft oder Lokal kaufen? Dann sollten Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen. So spielt es beispielsweise eine Rolle, in welcher Branche die Systemkasse eingesetzt werden soll, denn davon hängt ab, welche Funktionen sie bietet. Mehr Aspekte erfahren Sie hier.

Icon Kasse

Für welche Branche will ich eine Kasse kaufen?

Zunächst einmal zum wichtigsten Punkt. Es spielt eine große Rolle, für welche Branche Sie eine Kasse kaufen wollen, denn je nach Einsatzgebiet werden unterschiedliche Funktionen benötigt. Elektronische Systemkassen gibt es als generalistisches System für alle Branchen, aber auch als branchenspezifische Ausführungen.

So muss ein Kassensystem für die Gastronomie beispielsweise die Möglichkeit bieten, Reservierungen entgegenzunehmen und das Tischmanagement zu verwalten.

Eine Kasse für Friseure hingegen setzt ihren Fokus ganz klar auf die Kundenverwaltung und -bindung. Denn diese unterstützt Beauty-Salons dabei, ihre Kundendaten einfach und sicher zu managen. Hier können Sie beispielsweise die Vorlieben Ihrer Stammkunden hinterlegen oder sie für ihre Treue mit Rabatten und Gutscheinen belohnen.

Darüber hinaus gibt es auch noch Systeme für den Einzelhandel allgemein oder spezialisierte Händler, wie Bäckereien. Sprich: Die jeweilige Software ist auf die spezifischen Bedingungen einer bestimmten Branche ausgerichtet. Alternativ bieten einige Hersteller aber auch Standardkassenstysteme an, die sich mit den entsprechenden Modulen aufrüsten lassen.

Icon Software

Welche Funktionen benötige ich?

Egal, ob generalistisch oder spezifisch konzipiert – gegenüber einer einfachen Registrierkasse sind Systemkassen wahre Allround-Talente mit vielen Zusatzfunktionen neben dem Kassieren.

Die gebotenen Funktionen einer Systemkasse sind nicht nur von der Branche abhängig, sondern auch davon, inwieweit Sie Ihre Betriebsabläufe optimieren wollen. Definieren Sie, bevor Sie eine Kasse kaufen, am besten Ihre Anforderungen an das System. Hilfreich ist es auch, sich mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam zu beraten. Schließlich sind sie es am Ende, die mit der Kasse arbeiten müssen.

Nachfolgend fassen wir ein paar Funktionen zusammen, die bei einer Systemkasse zur Verfügung stehen können. Dazu zählen beispielsweise unterschiedliche Zahlungsmethoden. Diese erlauben Ihren Kunden bar, mit Karte oder auf Rechnung zu bezahlen. Mithilfe der Artikelverwaltung können Sie zudem einzelne Artikel oder ganze Warengruppen anlegen, ändern oder löschen. Hier können Sie auch die Preise für Ihre Produkte zentral einpflegen, sodass diese von überall abgerufen werden können. Sie können in der Artikelverwaltung außerdem jedem Produkt den entsprechenden Steuersatz zuweisen.

Ein Warenwirtschaftssystem kann Ihnen darüber hinaus bei der Verwaltung ihres Lagerbestandes helfen. Führen Sie hiermit zum Beispiel Bestellungen, Wareneingänge und Inventuren durch. Einige Prozesse sind auch automatisierbar, wie etwa das Bestellwesen. Mithilfe einer vorbereitenden Buchhaltung können Sie auch ohne Ihr Zutun die wichtigsten Daten an Ihr Steuerbüro schicken lassen. Und schließlich unterstützen Auswertungen, Analysen und Berichte Sie auch noch bei Ihrem Controlling.

Unser Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen, schauen Sie sich zunächst verschiedene Produktdemos an oder lassen Sie sich von einem oder mehreren Anbietern beraten.

Gut zu wissen

Alle unsere Kartenterminals für bargeldlose Zahlung sind mit allen Kassen kompatibel. Gerne beraten wir Sie bei der Auswahl des passenden Geräts und die Integration in Ihr Kassensystem.

Icon Kassenfunktionen

Stationäres oder mobiles Kassensystem?

Es kommt außerdem darauf an, wie Sie eine Kasse verwenden wollen. Benötigen Sie ein stationäres System an einem festen Platz oder eine flexible Kasse, mit der Sie sich direkt zum Kunden begeben können? Mobile Kassensysteme haben neben ihrer Flexibilität den weiteren Vorteil, dass Sie auch unterwegs Belege ausdrucken können. Doch nicht in jedem Fall ist das unbedingt notwendig, beispielweise im Einzelhandel. Für alle, die großen Wert auf Mobilität legen, haben wir auch mobile Kartenlesegeräte.

Es lässt sich übrigens auch beides miteinander kombinieren: Für komplexere Vorgänge ist die stationäre Kasse zuständig, gleichzeitig dient sie auch als Server für die mobilen Geräte. Mit den mobilen Kassen ist Ihr Personal wiederum näher am Kunden und kann dadurch mehr Umsätze erzielen.

Eine Touch Kasse, die stationär aufgestellt wird, hat mehrere Vorteile. Sie ist meistens platzsparend, praktisch, intuitiv und schnell bedienbar und fügt sich dennoch gut in das Bild am Verkaufstresen ein.

Eine Alternative zu herkömmlichen Angeboten ist ein iPad-Kassensystem. Dabei wird das Apple-Tablet einfach mit einer Kassensoftware ausgerüstet und ist sofort einsatzbereit. Eine iPad Kasse bietet neben einer intuitiven Bedienung noch eine ganze Reihe weiterer Vorteile: Sie ist im Vergleich zu herkömmlichen Registrierkassen günstig in der Anschaffung, funktioniert mit drahtlosen Techniken wie Bluetooth und WLAN, ist äußerst flexibel und besitzt bereits eine e-Commerce Schnittstelle.

Außerdem ist sie diebstahlsicherer als fest installierte Geräte, denn sie lässt sich nach Ladenschluss ganz einfach mit nach Hause nehmen oder in einem Tresor einschließen. Bei den meisten iPad-Kassen ist auch die Zahlung per EC- oder Kreditkarte ohne Zusatzgeräte möglich. Schließlich erfüllen Sie auch noch die Anforderungen des Finanzamts, hierzu finden Sie ausführliche Informationen weiter unten in diesem Artikel.

Bitte beachten Sie beim Kassenkauf: Ein Terminal für Kartenzahlung ist nicht enthalten. Das müssen Sie extra kaufen bzw. mieten.

Wenn Sie monatlich vierstellige Umsätze über EC Karte, Kreditkarte oder Handyzahlung erwarten, lohnt bereits die Miete. Unsere Geräte sind mit allen modernen Kassensystemen kompatibel. Gerne beraten wir Sie bei der Auswahl des passenden Kartenterminals.

An Kartenzahlung interessiert? Dann stellen Sie uns eine Anfrage.

Alle unsere Kartenterminals sind mit Kassensystemen kompatibel. Gerne beraten wir Sie, welches Gerät für Ihren Point of Sale das Beste ist.

Icon Buchhaltung

Gesetzliche Anforderungen an eine Kasse

Elektronische Kassen müssen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, erfüllen. Die GoBD ersetzt seit dem 1. Januar 2015 die GDPdU beziehungsweise wurde mit dieser Verordnung zusammengeführt. Die GoBD verpflichtet Unternehmen, Belege, Dokumente und Buchungsvorgänge Finanzamt-konform zu führen. Neu ist seit diesem Jahr auch, dass Geschäfte ab sofort an jeden Kunden einen Beleg ausgeben müssen.

Darüber hinaus müssen elektronische Registrierkassen auch den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) entsprechen. Diese fordert, dass Registrierkassen, sofern es deren Bauart zulässt, ab dem 30. September diesen Jahres mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Die TSE soll den manipulationsfreien Betrieb einer Kasse sicherstellen. Wer also eine elektronische Kasse kaufen will, muss auch diesen Aspekt berücksichtigen.

Die TSE-Pflicht rückt näher

Uns erreichen verstärkt Fragen zur TSE, denn die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) bringt neben neben Belegausgabepflicht und Kassenmeldepflicht ab sofort auch die Vorschrift zur Ausstattung von Kassensystemen mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).

Icon Kosten

Kassensystem kaufen oder mieten?

Zu guter Letzt noch eine weitere Fragestellung: Ist es besser ein Kassensystem zu kaufen oder zu mieten? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, denn beides bietet Vor- und Nachteile, letztendlich spielen auch die Preise der Systemkasse eine Rolle.

Kassensystem mieten

Vorteile

Eine Kasse zu mieten, lohnt sich vor allem dann, wenn man mehrere Kassen benötigt, denn dadurch werden hohe Anschaffungskosten vermieden. Außerdem ist eine Kassenmiete sinnvoll, wenn das Gerät nur für eine bestimmte Zeit benötigt wird, etwa für ein einmaliges Event oder eine Saison. Wer außerdem gerne die neuesten technischen Geräte sein Eigen nennt, ist mit einem Miet- oder Leasingvertrag ebenfalls gut beraten.

Nachteile

Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter sich immer wieder auf neue Kassensysteme einstellen müssen, kann das die Arbeitsabläufe verlangsamen und die Fehlerquote erhöhen. Außerdem ist ein Kassentausch immer mit gewissen Umständen verbunden, etwa Wartezeiten oder Rücksendungen. Wenn ein Kassensystem über mehrere Monate oder Jahre gemietet wird, summieren sich zudem die Kosten, sodass diese am Ende höher sein können als eine einmalige Investition.

Kassensystem kaufen

Vorteile

Wer sich hingegen dazu entschließt ein Kassensystem zu kaufen, muss sich nur einmal mit der Einrichtung des Systems sowie der Einarbeitung seiner Mitarbeiter beschäftigen. Bei der Kasse fallen außerdem nur einmalige Anschaffungskosten an, die steuerlich als Betriebskosten abgesetzt werden können.

Nachteile

Die Anschaffungskosten für ein Kassensystem können unter Umständen recht hoch sein, insbesondere wenn mehrere Kassen gekauft werden müssen. Der Gesamtbetrag kann sich zudem noch weiter erhöhen, wenn zusätzliche Hardware-Komponenten benötigt werden. Informieren Sie sich in einem solchen Fall doch einfach mal beim jeweiligen Anbieter, ob eine Ratenzahlung möglich ist.

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